POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Políticas para el Tratamiento de Datos Personales – JAVIER PEREIRA S.A.S.
I. OBJETIVO
JAVIER PEREIRA S.A.S. establece la presente Política de Tratamiento de Datos Personales para garantizar la protección de los datos personales transmitidos y recibidos de parte de sus clientes (consumidores), distribuidores, proveedores, empleados y accionistas. Esta política cumple con lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales) y el Decreto 1377 de 2013, entre otras normas aplicables, con el fin de asegurar un manejo adecuado de la información personal y permitir a los Titulares el ejercicio del derecho de habeas data. Las finalidades principales de esta política son:
Registrar adecuadamente los datos personales en los sistemas de información de JAVIER PEREIRA S.A.S. y en sus bases de datos comerciales y operativas.
Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos internos, y permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales.
Controlar el acceso a las oficinas y establecimientos de la empresa y establecer medidas de seguridad, incluyendo la implementación de zonas videovigiladas.
Brindar respuesta oportuna y clara a consultas, peticiones, quejas y reclamos realizados por los Titulares o por organismos de control, y transmitir datos personales a las autoridades que por ley deban recibirlos.
Transferir la información recolectada a distintas áreas de la empresa, en Colombia y en el exterior, cuando sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (por ejemplo, gestión de cartera, cobros administrativos, tesorería, contabilidad, etc.).
Atender requerimientos judiciales o administrativos y cumplir mandatos judiciales o legales que exijan el suministro de datos personales.
II. ALCANCE
Esta Política aplica a JAVIER PEREIRA S.A.S. en Colombia, incluyendo todos los establecimientos de comercio que formen parte de la empresa.
III. MARCO NORMATIVO
Las normas principales que rigen la protección de datos personales en Colombia y que se han tenido en cuenta para esta política son:
Ley 1266 de 2008: Por la cual se dictan disposiciones generales del habeas data (información financiera, crediticia, comercial, de servicios).
Ley 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Decreto 1377 de 2013: Reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 en aspectos relacionados con la autorización y otras disposiciones.
Decreto 1074 de 2015: Decreto Único del Sector Comercio, Industria y Turismo (compila, entre otros, el Decreto 1377 de 2013).
Circular Externa 002 de 2015 – Superintendencia de Industria y Comercio: Adiciona el Capítulo 2, Título V de la Circular Única de la SIC, con instrucciones relativas a la implementación de políticas de tratamiento de datos personales.
Circular Externa 003 de 2025 – Superintendencia de Industria y Comercio: Imparte instrucciones y adopta cláusulas contractuales modelo para transferencias y transmisiones internacionales de datos personales.
IV. AMBITO DE APLICACIÓN
Esta Política se aplica al tratamiento de datos personales registrados en cualquier base de datos de JAVIER PEREIRA S.A.S. –sea en medios físicos o digitales– que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada, en el territorio colombiano o en países donde sea aplicable la legislación colombiana en materia de protección de datos.
V. DEFINICIONES
Para efectos de la presente Política y de conformidad con la normatividad vigente, se establecen las siguientes definiciones clave (los términos se utilizan en mayúscula cuando corresponda a estas definiciones):
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos personales. (En este caso, JAVIER PEREIRA S.A.S.)
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Operador de Información: Persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios Titulares, los administra y los pone en conocimiento de usuarios. El operador tiene la obligación de garantizar la protección de los derechos de los Titulares de los datos. (Si el operador es además la fuente que entregó directamente los datos al usuario final, asumirá los deberes de ambos).
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Fuente de Información: Persona, entidad u organización que suministra datos personales de Titulares a un Operador de Información, en virtud de una relación comercial o de servicio, autorización legal o del propio Titular. La fuente es responsable de la calidad de los datos suministrados y también debe garantizar la protección de los derechos del Titular.
Gestor de Datos: Colaborador (empleado) de JAVIER PEREIRA S.A.S. que realiza el tratamiento de datos personales.
Gestor de Datos Externo: Empleado de un tercero (Encargado) que realiza tratamiento sobre bases de datos entregadas por JAVIER PEREIRA S.A.S. para tal fin.
Usuario: Persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios Titulares suministrada por el Operador o la Fuente, o directamente por el Titular. El Usuario debe garantizar la protección de los derechos del Titular de los datos. Si el Usuario entrega la información directamente a un Operador, tendrá la doble condición de Usuario y Fuente, con los deberes de ambas figuras.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida al Titular por parte del responsable del Tratamiento, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento que se dará a sus datos personales. El Aviso se presenta al Titular en el momento de obtener su Autorización.
Cambios Sustanciales a una Base de Datos: Modificaciones relevantes al contenido o procesamiento de una base de datos personal, tales como un cambio en la finalidad de la base de datos, en el Encargado del Tratamiento, en los canales de atención a los Titulares, en la clasificación o tipos de datos personales almacenados, en las medidas de seguridad implementadas, en la presente Política de Tratamiento de Datos, o en las condiciones de transferencia y transmisión internacional de datos personales. (Cuando ocurran cambios sustanciales en las Políticas de Tratamiento, se comunicará oportunamente a los Titulares conforme a la normatividad).
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Dato personal calificado como público según la ley o la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio, su calidad de comerciante o de servidor público, y aquellos que por su naturaleza no sean semiprivados, privados o sensibles.
Datos Sensibles: Aquellos datos personales que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Por ejemplo, datos que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos sobre salud, vida sexual, datos biométricos (como huella digital, imagen facial, iris, ADN), etc. Estos datos tienen especial protección legal y requieren un tratamiento restrictivo.
Incidente de Seguridad: Es la violación a los códigos de seguridad o la ocurrencia de acceso, uso, pérdida, divulgación, modificación o destrucción no autorizada de información personal almacenada en una base de datos, sea por fallas técnicas o por acción de terceros no autorizados.
Transferencia (internacional de datos): Envío de datos personales por parte del responsable y/o Encargado del Tratamiento (domiciliado en Colombia) a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra fuera del territorio colombiano. (En términos generales, la transferencia implica una transmisión de datos a un tercero país, donde dicho tercero adquiere la responsabilidad sobre los datos).
Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia, dirigida a la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable. (En la transmisión, el responsable envía datos a un Encargado para su tratamiento en nombre del responsable, sin que el receptor asuma la titularidad de los datos).
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de dichos datos.
VI. PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En el Tratamiento de Datos Personales por parte de JAVIER PEREIRA S.A.S. se cumplirán de forma estricta los siguientes principios, consagrados en la legislación colombiana de protección de datos, los cuales constituyen reglas fundamentales que orientan el manejo de la información personal:
Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, la cual será informada al Titular en el momento de la recolección de sus datos.
Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin la correspondiente autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que supla el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan (es decir, el Titular puede preguntar al responsable si tiene sus datos y obtener esa información).
Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, excepto aquellos que sean públicos, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios masivos de divulgación, salvo que el acceso cuente con medidas técnicas de seguridad que permitan restringir su conocimiento solo al Titular u a terceros autorizados.
Principio de seguridad: La información personal sujeta a Tratamiento se deberá proteger con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para brindar seguridad a los datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de datos personales (sean empleados de JAVIER PEREIRA S.A.S. o aliados, encargados, etc.) están obligadas a mantener la reserva de la información personal, inclusive después de finalizada su relación contractual, laboral o comercial con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
VII. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS
Datos Sensibles
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, está prohibido el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando medie autorización explícita del Titular para cada finalidad específica, o cuando concurra alguna de las siguientes situaciones excepcionales:
Consentimiento expreso: El Titular ha dado su autorización explícita para el Tratamiento de sus datos sensibles, salvo en los casos en que por ley no se requiera dicha autorización.
Interés vital del Titular: El Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentra física o jurídicamente incapacitado. En tal evento, los representantes legales del Titular podrán otorgar la autorización.
Actuaciones legítimas sin ánimo de lucro: El Tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una entidad sin ánimo de lucro (como fundaciones, ONG, asociaciones), cuyo objetivo sea de tipo político, religioso, sindical, etc., siempre que se refiera exclusivamente a sus miembros o a personas que mantengan contactos regulares por su finalidad. En estos casos, los datos sensibles no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
Defensa judicial: El Tratamiento se refiere a datos sensibles que son necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Fines históricos, estadísticos o científicos: El Tratamiento tiene una finalidad histórica, estadística o científica. En tal caso, se deberán adoptar las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares (por ejemplo, disociar o anonimizar los datos sensibles).
En todos los casos permitidos de Tratamiento de datos sensibles, JAVIER PEREIRA S.A.S. informará al Titular que no está obligado a autorizar dicho Tratamiento y únicamente realizará procedimientos estrictamente necesarios, respetando la normatividad especial que protege este tipo de datos.
VIII. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDADES
Los datos serán utilizados por JAVIER PEREIRA S.A.S. para el desarrollo de su objeto social y de la relación contractual que lo vincula con el Titular de Datos Personales, en caso de existir, y en particular para:
Desarrollar relaciones comerciales con terceros.
Informar sobre nuevos productos o servicios, o cambios en las condiciones de los productos.
Realizar tratamientos estadísticos de sus datos.
Evaluar la calidad de productos o servicios.
Desarrollar actividades de mercadeo y promocionales.
Transmitir, mediante publicacióńn en la web, correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, - vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos.
Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado.
Atender servicios a través de Call Center.
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.
Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
En ejecución de contratos de prestación de servicios.
Garantizar la seguridad del establecimiento.
Desarrollar actividades de capacitación.
Controlar el acceso a las oficinas la empresa y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas.
Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de la empresa, incluyendo descargas de contenidos y formatos.
Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de la empresa, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo de este.
Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
Planificar actividades empresariales.
Para el pago de dividendos a nuestros accionistas.
IX. AUTORIZACIÓN
El Tratamiento de datos personales por parte de JAVIER PEREIRA S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. En su calidad de responsable, la empresa ha dispuesto mecanismos que garantizan que dicha Autorización sea obtenida de los Titulares antes de realizar cualquier Tratamiento, salvo en los casos expresamente exceptuados por la ley. La Autorización del Titular podrá obtenerse por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, sitios web, formularios, o en cualquier otro formato que permita una evidencia tangible o consulta posterior. En todos los casos, la Autorización contendrá, al menos, la siguiente información:
La identidad del responsable del Tratamiento (JAVIER PEREIRA S.A.S.), incluyendo su dirección física o principal, correo electrónico de contacto y teléfono de contacto.
Los datos personales que serán recolectados.
Las finalidades específicas del Tratamiento, es decir, para qué usos concretos se están recolectando los datos del Titular.
Los derechos que tiene el Titular en relación con sus datos personales, especialmente los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de sus datos, y el derecho a revocar la Autorización otorgada.
Si se van a recopilar datos sensibles o datos de menores de edad, se deberá advertir al Titular sobre el carácter facultativo de responder preguntas que versen sobre este tipo de datos.
f) La obtención de la Autorización se hará de forma expresa o mediante una conducta inequívoca que permita concluir razonablemente que el Titular otorgó su consentimiento, siempre que dicha conducta sea previa e informada y pueda ser demostrada por JAVIER PEREIRA S.A.S. El silencio, la inacción, las casillas premarcadas o la mera navegación por el sitio no constituirán autorización para finalidades que requieran consentimiento. En particular, las cookies no esenciales y el tratamiento con fines de publicidad o analítica que requiera autorización se activarán únicamente después de una decisión afirmativa del usuario. La compañía conservará prueba de las Autorizaciones otorgadas por los Titulares.
Casos en que no se requiere Autorización: Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la Autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: (a) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, (b) datos de naturaleza pública, (c) casos de urgencia médica o sanitaria, (d) tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y (e) datos relacionados con el registro civil de las personas. En todo caso, JAVIER PEREIRA S.A.S. aplicará plenamente las disposiciones legales pertinentes para el tratamiento en estos eventos excepcionales.
X. AVISO DE PRIVACIDAD
JAVIER PEREIRA S.A.S. cuenta con un Aviso de Privacidad, documento breve y separado de esta Política, a través del cual informa al Titular acerca del Tratamiento de sus datos personales en casos específicos. Este Aviso de Privacidad contiene, como mínimo, la información exigida por el artículo 15 del Decreto 1377 de 2013, incluyendo la identidad y datos de contacto del responsable, las finalidades del Tratamiento y la manera de consultar la Política de Tratamiento de Datos Personales completa. El Aviso de Privacidad será puesto en conocimiento del Titular en el momento mismo de la recolección de sus datos (por ejemplo, impreso en formularios físicos, desplegado en formularios web, mencionado en grabaciones telefónicas, etc.), y su contenido podrá estar incorporado en el mismo formato utilizado para obtener la Autorización del Titular.
Contenido mínimo del Aviso de Privacidad: En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el Aviso de Privacidad de JAVIER PEREIRA S.A.S. le informa al Titular, de manera clara y expresa, que sus datos personales recolectados serán tratados conforme a las finalidades aquí estipuladas; así mismo, le comunica que tiene derecho a acceder, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, y a elevar consultas o reclamos en los términos de la ley, siguiendo los lineamientos consignados en esta Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual se encuentra publicada y disponible para su consulta en la página web oficial de la empresa. El Aviso también indica las canales de contacto dispuestos por JAVIER PEREIRA S.A.S. para la atención de consultas o reclamos relacionados con datos personales.
XI. DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES
Derechos de los Titulares: De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de datos personales tienen los siguientes derechos, los cuales podrán ejercer en cualquier momento:
Derecho de acceso, actualización y rectificación: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a JAVIER PEREIRA S.A.S. o los Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, respecto a datos que sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que puedan inducir a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Derecho a la prueba de la Autorización: Solicitar a JAVIER PEREIRA S.A.S. prueba de la Autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, salvo cuando la ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
Derecho a ser informado sobre el uso de sus datos: Ser informado por JAVIER PEREIRA S.A.S. o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, acerca del uso que se le ha dado a sus datos personales
Derecho a presentar consultas y reclamos: Presentar consultas o reclamos ante JAVIER PEREIRA S.A.S. o el Encargado del Tratamiento, conforme al procedimiento establecido en la presente Política y en la ley, para corregir, actualizar o suprimir sus datos, o para reportar el presunto incumplimiento de los deberes establecidos por la normatividad de datos personales.
Derecho a presentar quejas ante la SIC: Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y demás normas sobre protección de datos, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o el Encargado designado
Derecho a revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de datos: Revocar la Autorización otorgada y/o solicitar la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la SIC haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado incurrió en conductas contrarias a la ley y a la Constitución
Derecho de acceso gratuito: Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales a esta Política que motiven nuevas consultas
Además de los derechos anteriores, los Titulares deberán mantener actualizada su información y garantizar que los datos proporcionados a JAVIER PEREIRA S.A.S. sean veraces. La empresa presume la veracidad de los datos entregados por el Titular y no asumirá responsabilidad por cualquier perjuicio derivado de datos inexactos, incompletos o no actualizados proporcionados por el Titular. El Titular se obliga a informar oportunamente a JAVIER PEREIRA S.A.S. sobre cualquier cambio en sus datos, para que la compañía pueda mantener la integridad de la información.
Deberes de JAVIER PEREIRA S.A.S. como responsable del Tratamiento: JAVIER PEREIRA S.A.S. reconoce que los datos personales son propiedad de los Titulares y que solo ellos pueden decidir sobre los mismos. En consecuencia, la empresa utilizará los datos personales recolectados exclusivamente para las finalidades autorizadas y respetando en todo caso la normatividad vigente en materia de protección de datos. JAVIER PEREIRA S.A.S. cumplirá con los deberes que le corresponden como Responsable del Tratamiento, establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y en particular se compromete a: garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data; solicitar y conservar las debidas autorizaciones otorgadas por los Titulares; informar claramente a los Titulares la finalidad de la recolección y sus derechos; mantener la información bajo estrictas condiciones de seguridad; actualizar, rectificar o suprimir los datos cuando sea procedente; respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; tramitar oportunamente las consultas y reclamos; adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento de la ley; e informar a la autoridad de protección de datos (SIC) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares, entre otros deberes legales aplicables.
XII. MEDIDAS DE SEGURIDAD
En aplicación del principio de seguridad, JAVIER PEREIRA S.A.S. adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales de los Titulares, procurando evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento a los mismos. Estas medidas cumplen como mínimo con los estándares exigidos por la legislación vigente y son objeto de evaluaciones y mejoras periódicas para asegurar su efectividad. La empresa implementa controles de seguridad de la información (físicos y lógicos) tales como almacenamiento seguro de documentos, restricciones de acceso a bases de datos, firewalls, protocolos de cifrado, políticas de contraseñas, capacitaciones al personal en materia de privacidad, entre otros.
No obstante, lo anterior, ninguna transmisión por internet o sistema de almacenamiento es totalmente seguro, por lo que JAVIER PEREIRA S.A.S. no puede garantizar una seguridad absolutamente infalible. La obligación de la empresa se limita a emplear medios adecuados y medidas de seguridad razonables para la protección de la información, por lo que no asumirá responsabilidad por interceptaciones ilegales, accesos no autorizados o violación de sus sistemas o bases de datos por parte de personas no autorizadas. En caso de presentarse un incidente de seguridad que comprometa datos personales, JAVIER PEREIRA S.A.S. adoptará inmediatamente las medidas correctivas del caso e informará a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre dicho incidente cuando así lo exija la normatividad vigente, especialmente si se evidencia riesgo para los derechos de los Titulares
JAVIER PEREIRA S.A.S. cuenta, además, con un manual interno de políticas y procedimientos de seguridad de la información, así como con un sistema de gestión de seguridad, diseñados para prevenir y mitigar riesgos de adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales. Dichos procedimientos internos incluyen auditorías periódicas, planes de respuesta a incidentes, copias de seguridad (backups) regulares y evaluaciones de vulnerabilidades, entre otras acciones proactivas para garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información personal bajo su custodia.
XIII. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
JAVIER PEREIRA S.A.S. tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En consecuencia, la empresa hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
JAVIER PEREIRA S.A.S. atenderá los deberes previstos para los responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.
JAVIER PEREIRA S.A.S. ha designado a la Gerencia Administrativa, o al área que haga sus veces, como responsable interno de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos en materia de protección de datos personales. Los Titulares podrán ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocatoria de la autorización a través de los canales indicados en esta Política. Dirección de correspondencia: Calle 185 No. 45-03, Torre Empresarial, Centro Comercial Santafé, Bogotá D.C., Colombia. Correo electrónico: [email protected].
La Gerencia Administrativa, o el área que haga sus veces, coordinará la atención de los requerimientos de los Titulares dentro de los plazos legales y podrá designar internamente a las personas encargadas de su gestión. La identificación de una persona natural específica no limita la responsabilidad institucional de JAVIER PEREIRA S.A.S. como Responsable del Tratamiento.
JAVIER PEREIRA S.A.S. actúa como responsable del Tratamiento frente a los datos personales que recopila directamente de los Titulares. Adicionalmente, la empresa puede actuar como Encargada del Tratamiento respecto de datos que le sean suministrados por terceros (por ejemplo, datos de clientes de un aliado comercial, datos de empleados de un proveedor para ingreso a planta, etc.), casos en los cuales observará estrictamente los lineamientos del responsable respectivo y las disposiciones de la Ley 1581. En todo caso, JAVIER PEREIRA S.A.S. conservará prueba de las autorizaciones otorgadas por los Titulares y demás registros del Tratamiento, e impedirá que la información personal sea accedida, manipulada o eliminada por personas no autorizadas.
XIV. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El Titular de la información o sus causahabientes pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, o revocar la autorización otorgada, mediante la presentación de peticiones, consultas o reclamos ante JAVIER PEREIRA S.A.S. Los canales dispuestos para recibir y atender estas solicitudes son los siguientes:
Dirección para correspondencia: Calle 185 No. 45-03, Torre Empresarial, Centro Comercial Santafé, Bogotá D.C., Colombia.
Teléfono de contacto: +57 318 711 7399
Correo electrónico: [email protected]
Persona o área responsable: Gerencia Administrativa / área designada para protección de datos personales.
Procedimiento para consultas: El Titular (o su representante legítimo) que desee consultar sus datos personales almacenados en las bases de datos de JAVIER PEREIRA S.A.S. puede enviar una comunicación por cualquiera de los canales mencionados, indicando claramente su identidad (nombre completo y documento de identificación) y la descripción de la consulta. La empresa suministrará al Titular toda la información personal vinculada con el solicitante que se encuentre en nuestras bases de datos. De acuerdo con la ley, las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Si no es posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes de su vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al primer plazo.
Procedimiento para reclamos: Cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o adviertan un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de JAVIER PEREIRA S.A.S. bajo la ley, podrán presentar un reclamo ante la empresa. Dicho reclamo se tramitará bajo las siguientes reglas establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a JAVIER PEREIRA S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción precisa de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación, y se acompañarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, la empresa requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” (asociada al dato en disputa), y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo completo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso de solicitudes de supresión de datos personales, una vez confirmada la procedencia de la petición (ya sea total o parcial), JAVIER PEREIRA S.A.S. debe realizar la eliminación de los datos, salvo que por disposición legal deban conservarse. La supresión de datos no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. De igual forma, la revocatoria de la Autorización para tratar datos personales procederá cuando el Titular solicite dicha revocación y haya determinado la Superintendencia de Industria y Comercio que en el Tratamiento el responsable incurrió en conductas contrarias a la ley o la Constitución, según lo explicado en la sección de derechos.
Por política de la empresa, todas las peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales serán registrados y monitoreados hasta su resolución, con el fin de garantizar el debido cumplimiento de los tiempos de respuesta y la efectividad de las soluciones brindadas al Titular.
XV. INFORMACIÓN OBTENIDA A TRAVÉS DE SITIOS WEB Y COOKIES
En los sitios web de JAVIER PEREIRA S.A.S. podrán utilizarse cookies, píxeles, etiquetas y tecnologías similares. A través de ellas se pueden tratar datos e identificadores en línea, tales como dirección IP, información del navegador y dispositivo, sistema operativo, páginas visitadas, eventos de interacción, origen del tráfico y hábitos de navegación. Dicha información puede constituir dato personal cuando permita identificar o hacer identificable a una persona, directa o indirectamente. Las cookies estrictamente necesarias podrán utilizarse para habilitar funciones esenciales del sitio; las cookies de preferencias, analítica o marketing que requieran autorización solo se activarán después de obtener el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. El usuario podrá aceptar, rechazar o configurar las categorías no esenciales y modificar posteriormente sus preferencias conforme a la Política de Cookies publicada en el sitio.
TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES: Cuando JAVIER PEREIRA S.A.S. transfiera o transmita datos personales fuera de Colombia, verificará el cumplimiento del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Circular Única de la SIC y las instrucciones vigentes, incluida la Circular Externa 003 de 2025. Según la naturaleza de la operación, se verificará el nivel adecuado de protección del país receptor, la existencia de una excepción legal, la suscripción de contratos o cláusulas modelo aplicables, o la obtención de la declaración de conformidad ante la SIC cuando corresponda.
REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD): JAVIER PEREIRA S.A.S. verificará periódicamente si se encuentra dentro de los sujetos obligados a inscribir y actualizar sus bases de datos en el RNBD conforme a los umbrales y condiciones vigentes establecidos por la SIC. La eventual no obligatoriedad de inscripción no exonera a la sociedad del cumplimiento de los demás deberes previstos en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
XVI. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente política aplica a partir del día de su expedición y la información suministrada por los grupos de interés permanecerá almacenada por el tiempo que sea necesario has, para permitirle a JAVIER PEREIRA S.A.S. el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.
Para efectos de esta autorización declaro que los datos personales que entregaré para ser sometidos a Tratamiento son verídicos y que los he suministrado de forma voluntaria. Así mismo, declaro que estoy y estaré autorizado para entregar los datos personales de terceros que suministre en relación con las finalidades de Tratamiento antes indicadas.
Esta política podrá́ ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte
En constancia de lo anterior, se firma este documento a los 26 días, del mes de agosto de 2026.
Cordialmente,
Abraham Humberto Cruz Martínez